HighQ
Fluxo de análise de contratos
O que é o Fluxo de Contratos?
O Fluxo de contratos é o modo como organizamos a análise de documentos legais nas unidades da Tramontina Brasil, trata-se de uma sequência ordenada de acontecimentos em torno dos documentos;
O fluxo visa otimizar e agilizar a gestão de contratos, garantindo que todas as etapas necessárias sejam cumpridas de forma eficiente e dentro dos prazos estabelecidos, ajudando a padronizar os procedimentos, minimizar erros, reduzir riscos legais e assegurar o cumprimento de todas as obrigações contratuais;
Para isso, utilizamos o HighQ, uma ferramenta implementada numa parceria entre a Tramontina e Dupont Spiller Fadaneli;
Nova ferramenta: o HighQ
O High Q é uma plataforma de gerenciamento de contratos que possui rastreadores de marcos significativos e várias outras informações como rastreamento de documentos e arquivamento destes.
Aprimora a organização das demandas de análises de contratos;
Centraliza e padroniza as demandas contratuais junto a cada unidade;
Garante que todos os contratos assinados sejam revisados pelo jurídico e contenham cláusulas de LGPD;
Auxilia na disponibilização de contratos assinados para equipe DPO, quando solicitado para uma auditoria ou processo de comprovação;
Automatiza e facilita a análise e assinatura de contratos (via ferramenta de gestão de contratos e Adobe Sign).
Novo fluxo de contratos
A definição do fluxo de contratos foi feita em parceria com a assessoria jurídica terceirizada, onde foram criados campos de preenchimento para que o usuário preencha com as informações relevantes acerca das negociações e tratativas que estão acontecendo, além dos aspectos jurídicos, que também devem ser observados.
Dentre as perguntas existentes no formulário, constam informações acerca do uso e compartilhamento de dados pessoais, cujas respostas são de extrema importância para atendimento das regras da LGPD.
Foi elaborado um manual do usuário, constando todos os processos e etapas para se utilizar o HighQ. Nesse manual, há todas as explicações detalhadas para o bom uso da ferramenta. Para acessar, clique aqui.
Prazos de análise
Os prazos de análise foram previamente acordados com a acessoria jurídica, o objetivo é garantir tempo hábil para a boa análise nas diferentes áreas jurídicas que estão envolvidas no contrato.
Análise de contratos e outros documentos legais: até 7 dias úteis.
Formalização (criação) de contratos: 10 dias úteis.
Análise de aditivos e distratos: 7 dias úteis.
Comitê de contratos
Está vigente o comitê de análise e assinatura de contratos, com integrantes de cada unidade Tramontina Brasil, assim as demandas contratuais, deverão ser operacionalizadas pelas pessoas escolhidas pelos diretores. Caso você tiver uma necessidade contratual, procure o integrante do comitê de sua unidade, clicando nesse link.
Estes responsáveis tem acesso ao HighQ, a ferramenta que visa fazer a gestão e organização das demandas de elaboração e análise de contratos. Além de ter acesso, essa equipe operacionalizará o processo de enviar os contratos para a assessoria jurídica através da ferramenta.
Os integrantes do comitê são treinados e tem acesso ao Adobe Sign - plataforma de assinatura eletrônica de documentos, que visa automatizar a assinatura de contratos, facilitando e agilizando o processo.
Selo de Apreciação da Duppont Spiller Fadaneli
O selo de análise das demandas tem como objetivo fornecer uma garantia de que o documento foi examinado detalhadamente, considerando aspectos como clareza, precisão, legalidade e conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
*Não é necessário tirar o selo de apreciação jurídica para enviar o contrato para análise.*